Programele de gestiune arată toate bine pe pagina de prezentare. Diferențele apar luni de zile mai târziu, într-o marți aglomerată. Iată opt întrebări care le scot la iveală din prima, înainte să plătești ceva.
1. Se poate folosi de pe telefon?
Cine stă la tejghea sau în depozit are telefonul în mână, nu un calculator. Întreabă dacă aplicația merge bine pe telefon, nu doar „se vede”. Încearcă să vinzi un produs și să treci o factură de pe telefon, în timpul demonstrației.
2. Cum intră marfa în stoc?
Scrisă de mână, importată din Excel, citită dintr-o poză a facturii? Fiecare are un cost în timp. Dacă citirea e automată, întreabă dacă stocul se schimbă singur sau abia după confirmarea ta. Răspunsul bun e a doua variantă.
3. Scade stocul la vânzare?
Dacă vinzi la tejghea, vânzarea trebuie să scadă stocul pe loc. Dacă vinzi pe factură, factura trebuie să-l scadă. Un program în care ții evidența stocului separat de vânzare produce, în câteva săptămâni, un stoc la care nu mai crede nimeni.
4. Se leagă de casa ta de marcat?
Nu orice casă de marcat. Întreabă pe numele modelului tău și cere să vezi un bon bătut real. Răspunsul „merge cu toate” e un semn de întrebare.
5. Ce face cu e-Factura?
Obligația de a transmite facturile prin sistemul național s-a extins în ultimii ani. Întreabă dacă programul trimite singur facturile, ce îți cere pentru asta (în general, o semnătură electronică calificată și credențiale pentru contul tău în sistem) și dacă preia și facturile primite. Dacă răspunsul e „în curând”, afli exact ce aștepți. Citește și ce trebuie să știi despre e-Factura.
6. Ce primește contabilul tău?
Contabilul lucrează într-un alt program. Întreabă dacă programul exportă în formatul programului lui, sau dacă îi trimite doar PDF-uri, care se scriu a doua oară.
7. Cine vede ce?
Angajatul trebuie să poată vinde și primi marfă, dar nu și să schimbe prețuri sau costuri, nici să șteargă mișcări. Întreabă dacă există roluri și dacă fiecare mișcare își păstrează autorul.
8. Cât costă, exact, și ce se întâmplă cu datele tale?
Cere prețul scris, cu tot ce include. Întreabă ce durată are contractul, ce se întâmplă dacă pleci și cum îți iei datele. Un program care îți ține datele ostatice nu e un program, e un abonament la ceva ce nu poți opri.
Cum faci o probă de o zi, înainte să te hotărăști
O demonstrație în care vânzătorul clichează în locul tău nu dovedește nimic. Cere acces la un cont de probă și, în loc să te uiți la ecrane, fă tu aceste șase lucruri, cu telefonul în mână:
- Introdu zece produse din magazinul tău, cu denumirile tale reale.
- Primește o factură de la un furnizor, cum ai primi-o în realitate.
- Vinde trei produse și verifică dacă stocul a scăzut.
- Anulează una dintre vânzări și vezi ce urmă rămâne.
- Fă o numărătoare pe un raft și introdu o diferență.
- Dă acces contabilului tău și întreabă-l ce primește.
Dacă oricare dintre ele durează mai mult decât ai crede, înmulțește cu fiecare zi de lucru a anului.
Semne că ai ales prost
- Angajatul întreabă „unde apăs?” după o săptămână.
- Pe lângă program ții în continuare un caiet sau un Excel, „ca să fii sigur”.
- Numerele din program și raftul diferă și nimeni nu știe de ce.
- Contabilul îți cere aceleași documente ca înainte.
Costul care nu apare pe factură: timpul
Un program ieftin care îți ia o oră pe zi costă mai mult decât unul mai scump care îți ia zece minute. Înmulțește timpul pe zi cu zilele lucrătoare și cu valoarea orei tale. Rezultatul e un preț pe care îl plătești oricum, chiar dacă nu apare în nicio ofertă.
Unde se potrivește FagureAI și unde nu încă
Spunem deschis, pentru că așa se aleg corect. FagureAI e construit pentru firme mici, cu stoc, facturi primite din poză, comenzi către furnizori și dosar pentru contabil, pe telefon și pe calculator. Trimiterea automată la e-Factura și conectorii către magazine online sau curieri sunt marcați „La cerere”: îi activăm sau îi construim când ai nevoie, de obicei în câteva zile până la o săptămână. Integrarea cu casa de marcat e în Beta. Dacă ai nevoie de ele chiar azi, spune-ne, ca să nu cumperi o promisiune.
Pentru primul pas, începe cu evidența stocului într-un magazin mic.
Întrebări frecvente
Am nevoie de program de gestiune dacă am un magazin mic?
Dacă ții evidența pe caiet sau în Excel și afli că ți-a ieșit o marfă abia când te caută cineva, un program de gestiune se plătește singur în timp. Contează să fie simplu de folosit de cine stă la tejghea.
