e-Factura pentru firme mici: ce trebuie să știi și ce să verifici cu contabilul

Scriem acest ghid în octombrie 2026, pe baza ghidurilor consultate la această dată. Regulile e-Facturii s-au schimbat de mai multe ori, așa că tratează ce urmează ca pe o hartă, nu ca pe un sfat fiscal. Confirmă întotdeauna situația ta cu contabilul. Nu suntem consultanți fiscali.

Cine trebuie să folosească e-Factura

Conform ghidurilor consultate, obligația a venit în etape: facturile către instituții publice din 2022, facturile între firme (inclusiv PFA și firme neplătitoare de TVA) din 2024, iar facturile către persoane fizice din ianuarie 2025. Pentru persoanele fizice identificate doar prin CNP, sursele consultate descriu situații diferite de la o dată la alta, motiv pentru care merită clarificat cu contabilul ce se aplică pentru clienții tăi.

Ce ai nevoie ca să transmiți

1. Un certificat digital calificat (semnătura electronică) al persoanei care are drept de transmitere.
2. Un cont activ în Spațiul Privat Virtual al ANAF.
3. O cale de transmitere: poți încărca direct fișierul XML în SPV sau poți folosi un program de facturare compatibil, care îl generează și îl trimite.

Termenul de transmitere

Ghidurile consultate indică un termen de 5 zile lucrătoare de la emitere, în vigoare din 2026, prin OUG 89/2025; ziua emiterii nu se numără, iar weekendurile și sărbătorile legale nu intră în calcul. Termenele s-au modificat în trecut, deci verifică termenul în vigoare chiar în ziua în care îți organizezi procesul. Netransmiterea la timp poate atrage amenzi, de ordinul miilor de lei, iar înregistrarea unei facturi de la un furnizor român care nu a trecut prin sistem poate avea consecințe fiscale. Detaliile le știe contabilul.

Ce rămâne, de regulă, în afara sistemului

• Bonurile fiscale, inclusiv cele cu codul fiscal al clientului.
• Documentele care nu sunt facturi.
• Livrările intracomunitare cu cod de TVA valid și exporturile în afara UE.
• Facturile emise de furnizori nestabiliți în România.

Facturile primite

Facturile primite prin sistem pot fi preluate din SPV. Dacă ai un program care le citește direct din XML, nu mai scrii nimic de mână, iar semnalele de atenție (cod fiscal lipsă, duplicat) apar mai devreme.

Ce întrebi contabilul

1. Ce clienți ai și ce facturi trebuie să treacă prin sistem?
2. Cine are certificatul și contul în SPV?
3. În cât timp ar trebui să transmit și cine verifică termenul?
4. Ce fac cu facturile corectate sau anulate?

Cele mai frecvente greșeli la început

1. Aștepți ultima zi din termen. O problemă tehnică, un certificat care nu se recunoaște sau o factură respinsă te prinde fără timp de reacție.
2. Certificatul digital expiră și nu observi decât când vrei să transmiți. Notează data expirării undeva unde o vezi.
3. Factura se schimbă după ce a fost transmisă. Odată trimisă, corecția se face printr-o factură de corecție sau stornare, nu prin modificarea celei vechi; modul exact îl știe contabilul.
4. Codul fiscal al clientului e scris greșit sau lipsește, iar factura e respinsă.
5. Factura în valută nu arată și echivalentul în lei la cursul BNR, acolo unde e cerut.

Un flux simplu, pe săptămână

1. Emiți facturile în ziua vânzării, nu la sfârșitul săptămânii.
2. O dată pe săptămână te uiți la lista facturilor emise și vezi care au fost transmise și care nu.
3. Cele netransmise le rezolvi imediat, nu le lași pentru luna viitoare.
4. Facturile primite le treci în evidență în ziua în care apar, ca să prinzi din timp duplicatele sau codurile fiscale greșite.

Dacă sistemul sau certificatul nu merge

Se întâmplă: serviciul e încărcat, certificatul nu e recunoscut, conexiunea cade. Notează ora și mesajul de eroare, încearcă din nou, iar dacă termenul e aproape, sună contabilul înainte să expire, nu după. El știe ce documentare cere în astfel de situații și ce se poate face.

Ce face FagureAI și ce nu face azi

Spunem clar: trimiterea facturilor la e-Factura și preluarea celor primite din SPV sunt pregătite în aplicație și marcate „La cerere”. Nu sunt active în contul tău până nu ne spui, pentru că cer semnătura electronică calificată și credențiale ANAF ale firmei tale. Le activăm în câteva zile după ce ai ce ne trebuie. Azi poți emite facturi din aplicație, iar contabilul le exportă sau le preia din dosar. Completarea automată a datelor firmei din ANAF, după codul fiscal, funcționează deja.

Pentru restul lanțului, de la intrarea facturii în stoc la dosarul contabil, vezi dosarul pentru contabil.