NIR: ce este nota de recepție și când trebuie întocmită

Orice marfă care intră în firmă trebuie să intre și în evidență. NIR-ul este documentul care face legătura între cele două: marfa sosită pe ușă și marfa trecută în gestiune.

Ce este NIR-ul

NIR vine de la nota de intrare-recepție; denumirea folosită în reglementări este nota de recepție și constatare de diferențe. Marfa există fizic în depozit din momentul în care a venit, dar în evidență apare abia când e întocmit NIR-ul. Tot în el se consemnează diferența dintre ce scrie pe factura furnizorului și ce ai primit efectiv.

Câteva lucruri despre formular

Conform surselor consultate la data scrierii, formularul era codificat ca 14-3-1A în nomenclatoarele vechi, iar începând cu 2015, prin OMFP nr. 2634/2015, nu mai este impus un model tipizat, dar documentul trebuie să conțină elementele minime cerute. Legea contabilității nr. 82/1991 cere documentarea oricărei mișcări de patrimoniu. Forma concretă o stabilești împreună cu contabilul, pentru că firmele care țin evidența la preț de vânzare cu amănuntul și cele care o țin la preț de achiziție nu lucrează la fel.

Când se întocmește

• La recepția mărfurilor de la furnizori.
• Când marfa vine doar cu aviz, fără factură.
• Când cantitatea sau calitatea diferă de actele însoțitoare.
• La plusuri constatate la inventar sau la marfă primită ca aport sau donație.

Ce conține, de regulă

1. Datele firmei și ale gestiunii, numărul și data NIR-ului.
2. Furnizorul și documentul pe baza căruia a venit marfa (factură sau aviz).
3. Denumirea, unitatea de măsură, cantitatea de pe document și cantitatea primită efectiv.
4. Prețul unitar și valoarea.
5. Diferențele constatate și explicația lor.
6. Semnăturile celor care au făcut recepția și ale gestionarului.

Diferențele

Dacă sunt mai puține bucăți decât pe factură, dacă ambalajul e deteriorat sau dacă ai primit alt produs, consemnezi imediat, în aceeași zi, ce lipsește și de ce crezi că s-a întâmplat. Anunți furnizorul tot atunci. Regularizarea se face de obicei prin factură de corecție sau prin livrarea diferenței, nu prin modificarea NIR-ului după ce a fost semnat.

Cine îl semnează

De regulă, o comisie de recepție stabilită printr-o decizie internă, plus gestionarul. Într-o firmă mică, o singură persoană poate face recepția, dacă decizia o prevede. Dacă doar tu ești în magazin, scrie-o într-un document, nu doar în minte.

Obiceiuri care te scutesc de probleme

• Recepționezi marfa în ziua în care vine, cât ai cutiile în față.
• Numeri înainte să semnezi.
• Păstrezi documentele într-un singur loc, nu în trei.

Exemplu: factură cu diferență

Exemplu cu cifre inventate, doar ca să se vadă mecanismul. Pe factura furnizorului scrie 24 de cutii de borcane de miere. Când descarci marfa, numeri 22. În NIR, la fiecare linie, apar două cantități: 24 (de pe factură) și 22 (primită efectiv), iar diferența de 2 se explică: „lipsă la livrare, constatată în prezența șoferului”. Anunți furnizorul în aceeași zi. El îți trimite cele 2 cutii sau o factură de corecție. NIR-ul semnat nu se modifică; regularizarea se face printr-un document separat.

Greșeli frecvente

• Se semnează NIR-ul înainte să se numere marfa.
• Se trece cantitatea de pe factură în loc de cea primită.
• Diferența se „rezolvă” pe loc, fără să fie scrisă, iar peste o lună nu mai știe nimeni de ce lipsesc două cutii.
• NIR-ul se face la sfârșitul săptămânii, din memorie.
• Același produs apare cu două nume, unul din factură, unul din stoc, iar cantitatea ajunge în fișa greșită.

Ce faci când marfa vine fără factură

Dacă marfa vine doar cu aviz de însoțire, NIR-ul se face tot la recepție, pe baza avizului, iar factura, când vine, se leagă de el. Contabilul îți spune cum se evidențiază în situația ta.

În FagureAI

Documentele de stoc și NIR-ul se generează din recepție: nu le mai scrii separat. Încarci factura, confirmi ce a citit aplicația și recepția produce documentele. Formularul exact îl potrivești cu contabilul tău. Cum treci factura în stoc, pas cu pas, e în ghidul despre facturile de la furnizori.