Inventarul are reputația unei zile pierdute: magazinul închis, toată lumea numără, seara nu mai poate nimeni să vorbească. De aceea multe magazine îl amână, iar stocul din evidență se îndepărtează tot mai mult de raft. Există o variantă mai blândă: inventarul pe rotație.
Ce spune legea, pe scurt
Potrivit legislației contabile din România (Legea contabilității nr. 82/1991 și normele de aplicare), firmele trebuie să facă o inventariere generală a patrimoniului cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul exercițiului financiar. Se întocmește o decizie scrisă a administratorului, se formează o comisie (în entitățile mici poate fi o singură persoană), se completează liste de inventariere și se încheie un proces-verbal cu rezultatele. Detaliile și termenele le stabilești cu contabilul tău; ce urmează aici este despre obiceiul de peste an, nu înlocuiește procedura anuală.
Inventarul pe rotație: câte un raion pe zi
Ideea e simplă: în loc să numeri tot magazinul o dată pe an, numeri câte puțin, tot timpul.
- Împarte magazinul în zone mici: un raft, un raion, o categorie.
- Alege zona zilei. Cele mai vândute produse merită numărate mai des decât cele care se mișcă rar.
- Numără cu telefonul sau cu un scanner, produs cu produs, fără să te uiți la cifra din evidență. Dacă ai văzut-o înainte, o să numeri ca să se potrivească.
- Compară cu stocul din evidență.
- Dacă apare o diferență, numără încă o dată înainte să corectezi orice. Majoritatea diferențelor sunt greșeli de numărare.
- Notează cauza probabilă: o vânzare necasată, marfă primită și neintrodusă, un produs deteriorat, un produs trecut sub alt cod.
- Corectează stocul printr-un document, nu printr-o modificare tăcută, ca să rămână urma.
Diferențe care se repetă spun mai mult decât diferențele mari
Un produs care iese în minus în fiecare lună are, de obicei, o problemă de proces: două coduri pentru același produs, un preț la casă diferit de cel din evidență, o unitate de măsură greșită. Un inventar care doar corectează cifrele rezolvă simptomul. Notează cauzele și vei vedea modelul.
Ce să ai pregătit
- Catalogul curat: o singură denumire pentru fiecare produs, cu cod de bare.
- Lista zonelor și un calendar simplu (de exemplu, luni raionul 1, marți raionul 2).
- Pe cine desemnezi să numere, scris undeva. Cine numără nu ar trebui să fie singurul care știe stocul.
- Un loc unde notezi diferențele și cauzele lor.
Un exemplu de rotație pe o lună
Un magazin cu patru raioane poate lucra așa: în prima săptămână numără un raion pe zi, de luni până joi; vinerea, numără doar produsele cu cele mai multe mișcări. În a doua săptămână, reia raioanele cele mai active. În a treia, raioanele rămase. A patra e pentru diferențele care s-au repetat. Nimic nu se închide, iar după o lună ai atins tot magazinul.
Cum alegi ce numeri mai des
O metodă simplă, numită adesea ABC: sortezi produsele după cât aduc în vânzări. Cele din vârf, puține la număr, dar cu cele mai multe mișcări, le numeri des. Cele din mijloc, mai rar. Cele din coadă, de câteva ori pe an. Greșelile apar acolo unde se mișcă marfa, deci acolo merită să te uiți mai des.
Când nu poți numără în liniște
- Dacă magazinul e deschis, numără dimineața sau seara, când sunt puțini clienți.
- Dacă se vinde în timp ce numeri, notează ora numărării și scade vânzările de după ea.
- Dacă ești singur, numără o zonă mică și oprește-te acolo, nu începe una mare pe care nu o termini.
Greșeli frecvente
- Numeri cu cifra din evidență în față și o „confirmi” fără să o fi verificat.
- Corectezi stocul imediat, fără să numeri a doua oară.
- Nu notezi cauza, deci aceeași diferență apare lună de lună.
- Faci inventarul o dată pe an și speri că iese.
Cum se leagă de FagureAI
În FagureAI există o secțiune de inventar și listă de magazin: numeri ce ai pe raft, iar diferențele le treci în stoc, cu autorul mișcării păstrat în jurnal. Pragurile și alertele de stoc te ajută să alegi ce numeri mai întâi. Inventarul anual cerut de lege rămâne al tău și al contabilului; aplicația te ajută cu numărătoarea și cu urma, nu înlocuiește procedura.
Dacă vrei și formula pentru ce comanzi după inventar, citește pragul de reaprovizionare.
Întrebări frecvente
Cât de des fac inventar într-un magazin mic?
Legislația contabilă cere inventariere generală cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului; în practică, numărătoarea pe rotație, pe câte un raion, prinde diferențele mult mai devreme. Procedura exactă o stabilești cu contabilul.
Ce fac cu diferențele găsite la inventar?
Le numeri a doua oară, cauți cauza (greșeală la recepție, vânzare necasată, marfă deteriorată), o notezi și abia apoi corectezi stocul, cu un document care rămâne la dosar.
