Contabilul nu poate lucra cu ce nu are. Iar ce nu are, de obicei, e ce ți-a rămas ție într-un sertar, pe telefon sau într-un mesaj pierdut. Un dosar lunar bine făcut înseamnă mai puține telefoane în ultima zi și mai puține greșeli.
Ce intră de regulă în dosar
Lista exactă depinde de activitatea firmei și o stabilești cu contabilul, dar de obicei conține:
- Facturile emise către clienți.
- Facturile primite de la furnizori.
- Extrasele de cont ale lunii.
- Bonurile fiscale și rapoartele zilnice de la casa de marcat, dacă ai.
- Chitanțele și actele pentru cheltuielile plătite cu numerar sau cu cardul.
- Documentele legate de mașina firmei, dacă o ai (foaie de parcurs, bonuri de combustibil).
- Contracte noi sau acte adiționale.
Un obicei bun: o singură cutie și un termen
- Un singur loc pentru actele lunii, fizic sau digital. Nu două.
- Un termen intern, stabilit cu contabilul, de exemplu în primele zile ale lunii următoare.
- Un nume uniform pentru fișiere: data, furnizorul, numărul. „IMG_4021” nu spune nimănui nimic.
- Pozele clare, întregi, cu toate colțurile. O poză tăiată se cere a doua oară.
Ce cere contabilul de cele mai multe ori a doua oară
- Facturi lipsă: știi că ai cumpărat, dar factura nu a venit.
- Extrase de cont incomplete.
- Bonuri fără factură, pentru cheltuieli care ar trebui deductibile.
- Documente fără datele clientului sau ale furnizorului.
Cu cât prinzi mai devreme ce lipsește, cu atât e mai ușor de rezolvat, pentru că furnizorul îți retrimite factura în aceeași zi, nu peste trei luni.
Ce poți face tu, în fiecare săptămână
- Treci în evidență facturile primite în ziua în care vin.
- Încarci bonurile și chitanțele în aceeași zi, cât le ai.
- O dată pe săptămână, te uiți ce lipsește: ce cumpărături nu au factură, ce clienți nu au plătit.
Un calendar lunar simplu
- Prima săptămână a lunii: treci tot ce a rămas din luna trecută (facturi primite, bonuri, chitanțe) și trimiți dosarul complet, până la termenul stabilit cu contabilul.
- A doua și a treia săptămână: lucrezi normal, dar încarci actele în aceeași zi.
- Ultima săptămână: te uiți ce lipsește. Ce cumpărături nu au factură? Ce clienți nu au plătit? Ce extras de cont nu l-ai descărcat?
Ce faci când ai pierdut un document
- Factură de la furnizor: cere un duplicat, de obicei îl trimite pe loc, dacă îl ceri în aceeași lună.
- Bon sau chitanță: nu o reface din memorie. Spune-i contabilului ce ai și ce lipsește, iar el îți spune cum se tratează.
- Extras de cont: se descarcă din aplicația băncii oricând, deci nu e nimic de pierdut.
Ce diferă între un PFA și o firmă
Un PFA are, de regulă, o evidență mai simplă decât o societate, dar nu scapă de documente: tot are facturi, încasări și cheltuieli. Care dintre ele și în ce formă depinde de felul în care este organizat și de ce a stabilit contabilul cu tine. Întreabă-l o dată, scrie răspunsul și ai lista pentru restul anului.
În FagureAI
Dosarul contabil strânge într-un singur loc facturile emise și primite, cheltuielile și încasările lunii. Contabilul intră doar în dosar, invitat de tine, și vede și semnale de atenție pe facturi (duplicate, coduri fiscale lipsă sau cu format greșit). Exportul pentru SAGA și WinMENTOR e în Beta. Aplicația nu înlocuiește contabilul: îi aduce actele ordonate.
Dacă ești contabil și vrei să vezi cum arată de partea ta, citește cum aduni clienții într-o singură coadă.
Întrebări frecvente
Ce documente trimit lunar contabilului?
De regulă facturile emise și primite, extrasele de cont, bonurile și rapoartele Z, chitanțele și actele de cheltuieli. Lista exactă depinde de activitatea firmei și o stabilești cu contabilul.
