Pentru contabili: cum aduni documentele de la mai multe firme într-o singură coadă

Pentru un contabil cu zeci de clienți, sfârșitul lunii arată de obicei la fel: poze pe WhatsApp, facturi în e-mail, extrase de cont pe un stick și un client care „le trimite mâine”. Munca de contabilitate propriu-zisă începe abia după ce ai strâns actele. Iar strânsul actelor e partea care te mănâncă.

Unde se pierde timpul

• Documentele vin pe cinci canale diferite.
• Pozele sunt tăiate, întunecate sau întoarse.
• Nu știi ce lipsește până nu te apuci de lucru.
• Ceri aceleași lucruri, lună de lună, fiecărui client.

O schemă care merge

1. Un singur loc de încărcare pentru fiecare client, pe care îl știe și îl folosește.
2. Un termen lunar, stabilit o dată, comunicat o dată.
3. O listă cu ce ai primit și ce lipsește, pe client, pe lună.
4. O privire de ansamblu: toți clienții într-o singură coadă, sortată după ce așteaptă.
5. Acces la ce ai nevoie și nimic mai mult. Clientul trebuie să se simtă în siguranță când te invită.

Semnale utile de la prima vedere

Fără să deschizi nimic, ai vrea să vezi dintr-o privire:

• Facturi duplicate.
• Facturi cu cod fiscal lipsă sau cu format greșit.
• Documente încărcate de două ori.
• Luni fără nicio încărcare, adică clienți la care ai de alergat.

Cum se leagă de programul tău de contabilitate

Nu cere nimeni să-ți schimbi programul. Contează ca ce ai primit să poată intra în el fără să fie scris a doua oară, adică fișiere de import pentru programul pe care îl folosești deja. Dacă folosești SAGA sau WinMENTOR, exportul acolo e ce ai vrea să vezi funcționând pe datele clienților tăi.

Mesajul pe care îl trimiți clienților, o singură dată

Un text scurt, pe care îl poți copia și adapta:

• Documentele lunii se încarcă până pe data de [termen], într-un singur loc, nu pe WhatsApp.
• Facturile se pozează întregi, cu toate colțurile, pe un fundal simplu.
• Dacă lipsește ceva, îți scriu eu ce, în loc să ghicești tu.
• Dacă ai o întrebare despre un document, o scrii lângă el, nu într-un mesaj separat.

Mesajul e mai puțin important decât faptul că e același pentru toți. Un client care știe regula nu mai întreabă.

Cum primești un client nou, în fiecare lună la fel

1. Îl inviți în dosarul contabil al firmei lui, cu acces doar la ce ai nevoie.
2. Îi spui termenul lunar și locul unde încarcă.
3. În prima lună, te uiți tu la ce a încărcat și îi spui ce a lipsit.
4. Din a doua lună, lista cu ce lipsește vine singură.

Ce nu ar trebui să facă un program pentru contabili

• Să decidă în locul tău ce se deduce și ce nu.
• Să te forțeze să-ți schimbi programul de contabilitate.
• Să le dea clienților acces la datele altor clienți.
• Să ascundă ce a modificat cineva și când.

Un program bun îți aduce documentele ordonate și te lasă să faci munca pentru care ești plătit.

În FagureAI

Contabilul este membru al firmei, invitat de proprietar, cu acces doar la dosarul contabil. Proprietarul te poate opri oricând. Dacă ai mai multe firme în FagureAI, vezi dintr-un loc ce așteaptă la fiecare, într-o coadă de documente. Aplicația marchează duplicatele și codurile fiscale lipsă. Exportul pentru SAGA și WinMENTOR este în Beta, iar formatul se rafinează manual împreună cu contabilii care îl folosesc. Preluarea unui PFA de către contabil, cu profilurile pentru Bolt/Uber și servicii PFA, e marcată „La cerere”.

Dacă ești contabil și vrei să o încerci, ai la Pentru contabili un buton de acces. Și vezi dosarul lunar, din partea clientului.